Слова, что успех компании зависит от работы команды, никому не новы. Однако нередко бывает, что сотрудники не ощущают достаточной мотивации, не до конца понимают свои обязанности и функционал, а также испытывают трудности в общении друг с другом, что негативно сказывается на работе всего коллектива. В таких случаях помочь может создание единого информационно-рабочего пространства внутри компании. Это поможет объединить усилия всех сотрудников и координировать их работу.

Единое информационно-рабочее пространство позволяет объединить все процессы и компоненты, связанные с работой коллектива, в одном месте. Это значительно сокращает время, затрачиваемое на обмен информацией и повышает эффективность работы всей команды. В рамках информационно-рабочего пространства можно создавать совместные проекты, делиться файлами, общаться в онлайн-чате, создавать задачи и многое другое.

Одним из преимуществ создания информационно-рабочего пространства является возможность сократить время на освоение новых сотрудников. Когда сотрудник заходит в единое информационно-рабочее пространство, он имеет возможность ознакомиться с информацией о компании, ее принципах работы, а также с информацией о конкретном проекте, в котором он участвует.

Таким образом, создание единого информационно-рабочего пространства позволяет существенно повысить эффективность командной работы, ускорить обмен информацией, улучшить качество взаимодействия сотрудников и значительно сократить время, затрачиваемое на адаптацию новых сотрудников в компании.

Перед тем как приступать к описанию корпоративного портала и интранета, нужно разобраться с терминологией. Технологические понятия корпоративный портал и интранет имеют различные значения.

Интранет или интрасеть — это виртуальное пространство, созданное для внутреннего использования в компании. Оно работает по тем же принципам, что и глобальная сеть интернет, но доступ к ней имеют только сотрудники компании. Используя web-технологии, компания может создать небольшой сайт для разных отделов, общую базу клиентов или набор документов для внутреннего пользования.

Корпоративный портал (КП) — это современная форма внутреннего информационного пространства компании, который может обеспечивать доступ к различным программам документооборота, планировщику задач, видеоконференциям и т.д. и т.п., в зависимости от потребностей организации. КП может быть создан на разных платформах, таких как Yammer, Jive, CyberCloud, Microsoft SharePoint, Podio, «Битрикс24» и др.

Таким образом, если интранет - это внутренняя сеть компании, то КП - это внешний интерфейс этой же сети. Многие компании также используют термин "интранет" в значении "корпоративный портал". Мы будем использовать эти термины как синонимы в рамках настоящей статьи.

Интранет-портал компании: функционал и возможности

Создание внутреннего корпоративного портала может принести пользу компаниям любого размера. Крупные компании могут получить максимальную отдачу от этого решения, но многие функции необходимы и небольшим фирмам. Рассмотрим, какие задачи может решить внедрение интранета.

1. Создание общего информационного пространства

Пользователи корпоративного портала смогут иметь под рукой все необходимые рабочие документы в любой момент времени, из любой точки земного шара и практически с любого современного устройства. Это особенно важно для компаний с несколькими филиалами или удаленных сотрудников. Кроме того, интранет может объединить все, что раньше решалось с помощью почтовых рассылок: здесь можно разместить объявления от руководства компании, новости и изменения в политике фирмы, правила и инструкции.

2. Обучение персонала

Многие компании формируют свою базу знаний или FAQ, которые помогут новичкам быстрее освоить уникальные техники, применяемые в отделе, изучить принятую в фирме терминологию и проникнуться корпоративным духом. И все это без помощи наставника, то есть без дополнительных затрат на обучение.

3. Формирование корпоративной культуры

Простейшие возможности интранета, например, наличие карточек сотрудников, помогут любому работнику лучше узнать структуру компании, своих коллег и их функции. Оповещения о предстоящих днях рождения сотрудников, интерактивные голосования, объявления и онлайн-обсуждения важных тем помогут превратить рабочий коллектив в команду. Это особенно актуально для крупных корпораций, а также при удаленной работе персонала.

4. Коммуникации

Для передачи задания или сообщения к сотруднику необходимо было подойти лично или отправить e-mail. С интранет-порталом такой подход в прошлом: планировщики задач решают эту проблему. На интранет-портале можно найти контакты любого сотрудника и во многих случаях даже позвонить ему прямо через встроенный сервис. Не нужно тратить время на поиск работника, отвечающего за тот или иной вопрос, искать его по этажам здания, выяснять, кто заменил этого сотрудника на время отпуска и т.д.: все можно быстро увидеть на портале.

5. Контроль

Для руководителей фирм любого размера немаловажной является возможность контролировать рабочий процесс. Корпоративный портал позволяет сделать это в любой момент времени: проверить, какую задачу в данный момент выполняет отдел или конкретный сотрудник, какое количество времени было затрачено на ту или иную деятельность.

6. Безопасность

Интрасеть может и не способна на сто процентов защитить данные компании от проникновения хакеров, но она гораздо безопаснее, чем бесплатные почтовые сервисы или мессенджеры, которыми неизбежно пользуется большинство сотрудников при отсутствии корпоративных.

Все перечисленное — лишь часть тех возможностей, которые способен предоставить интранет-портал, и количество доступных сервисов постоянно растет.

Дополнительно стоит отметить, что по статистике сотрудники тратят около 30% рабочего времени на вполне избыточные действия, вроде общения через внешние мессенджеры, соцсети, чтения новостей и прочего. Внедрение интранет-портала легко может занять это время, предоставив сотрудникам доступ к необходимой информации, обучению и совместной работе.

Как правильно реализовать внедрение интрасети в компанию?

Существуют 3 основных способа создания интрасети:

1. Разработка корпоративного портала на основе существующей платформы в соответствии с потребностями компании. Этот вариант является наиболее затратным, так как часто используются платные платформы, а также является долгим и сложным процессом. Но зато он дает возможность учесть все требования, пожелания и создать уникальную систему.
2. Покупка и внедрение готового "коробочного" решения. Этот вариант считается более доступным и быстрым в реализации, особенно для тех компаний, которым подходят стандартные функции "из коробки". Кроме того, такой портал может быть доработан в процессе развития компании.
3. Подключение к "облачному" сервису. Этот вариант является самым бюджетным в начале, но требует регулярных абонентских платежей. Он наиболее подходит для малых и средних компаний.

Неважно, какой способ был выбран, важно обращаться к специализированной компании, которая имеет опыт в подобных проектах. Такие профессионалы помогут рассчитать плюсы и минусы конкретных платформ, подберут оптимальный вариант, исходя из потребностей, планов развития, технических ресурсов и бюджета организации.

Корпоративный портал: плюсы и минусы

Как мы уже упоминали ранее, корпоративный портал – это эффективный инструмент, который позволяет автоматизировать и оптимизировать многие рабочие процессы, а также сократить временные затраты персонала. Кроме того, подобная система способствует развитию корпоративной культуры. Однако стоит отметить и некоторые недостатки, которые свойственны корпоративному порталу:

• Чрезмерная формальность. Корпоративный портал – хорошее рабочее пространство, но не предназначен для общения или решения творческих задач. Сам интерфейс портала настраивает пользователей на рабочий лад, а возможности на этом этапе ограничены.
• Малая вовлеченность пользователей. Проблема возникает из-за формальности портала и отсутствия заинтересованности пользователей в наполнении портала интересным контентом.
• Отсутствие обратной связи. Руководитель не имеет возможности получать реакции пользователей на решения, не может обсуждать с ними идеи и предложения.
• Осознание работниками чувства давления и контроля. Контроль – это одна из функций портала, но в некоторых случаях из удобного инструмента интранет превращается в бесконечную серию задач и формирования отчетов.
• Недостаток общения. Ранее свободные моменты переработаны порталом, так что сотрудники теряют возможность общаться с коллегами, обсуждать решения и повышать коммуникативные навыки. Это может негативно сказаться на качестве работы и отношениях между сотрудниками.

Виртуальное рабочее пространство – это неизбежный процесс, который может способствовать развитию компании. Однако корпоративный портал – не единственное решение, потому что такая система обладает серьезными недостатками.

Фото: freepik.com